Διαφορετικές έννοιες του όρου «αρχείο» & Κύκλος ζωής των αρχειακών τεκμηρίων

Τα Αρχεία στη σύγχρονη εποχή αποτελούν αντικείμενο έρευνας για πολλές επιστήμες με κυρίαρχες τις επιστήμες που ασχολούνται με την έρευνα του παρελθόντος. Ο διττός τους ρόλος, να επιτελούν ταυτόχρονα διοικητικούς και ιστορικούς σκοπούς, καθορίζει σε μεγάλο βαθμό την οργάνωση, τη διαχείριση, αλλά και τη λειτουργία τους. Πολλοί άνθρωποι καθημερινά ανατρέχουν στα αρχεία για να  βρουν πληροφορίες ή αποδεικτικά στοιχεία για τις ρίζες τους, την προέλευση τους, τον τόπο τους, τις σχέσεις  με άλλους τόπους και λαούς, την οργάνωση  του κράτους μέσα

 από τα έγγραφα, κ.λπ.

Η ετυμολογία της λέξης αρχείο δηλώνει τη σημασία και τη χρήση της. Στην αρχαία ελληνική γλώσσα σήμαινε την κατοικία των αρχών ή τον τόπο όπου συγκεντρώνονται οι αρχές της πόλης. Η χρήση του όρου στον πληθυντικό δήλωνε τα επίσημα έγγραφα των αρχών, αλλά και το χώρο που φυλάσσονταν. 'Έχουν δοθεί αρκετοί ορισμοί για τον όρο αρχείο. Πρόκειται για τα έγγραφα που δημιούργησε, παρέλαβε και συγκέντρωσε ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο πλαίσιο άσκησης των δραστηριοτήτων του (Ellis, 2000: 22). Οι σύγχρονοι ορισμοί υπογραμμίζουν  τη διηνεκή χρησιμότητα των αρχείων και την ακεραιότητα του οργανικού συνόλου ανεξάρτητα και αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης. Αναφέρονται στη χρήση τους για τη διαχείριση της εξουσίας, τη διασφάλιση της βεβαιότητας του δικαίου, των δικαιωμάτων και υποχρεώσεων που προκύπτουν, αλλά και στον καθοριστικό ρόλο που διαδραματίζουν στη διατήρηση της μνήμης της ανθρώπινης δραστηριότητας (Κολυβά, 2009: 18). Η δημιουργία του αρχείου δεν έχει χρονικούς περιορισμούς, ούτε περιορίζεται από τη σπουδαιότητα του προσώπου ή του οργανισμού που το δημιουργεί ή ακόμη του γεγονότος ή της δραστηριότητας από την οποία προκύπτει (Γιαννακόπουλος, 2016: 6). Η λέξη Αρχεία χρησιμοποιείται για να δηλώσει επίσης, τον οργανισμό, την υπηρεσία ή το πρόγραμμα που έχουν υπό την ευθύνη τους την επιλογή, τη φροντίδα και τη χρησιμοποίηση των αρχείων διηνεκούς χρήσης (Ellis, 2000: 22). Μία ακόμα χρήση του όρου Αρχεία είναι η δήλωση του  χώρου που στεγάζει τα αρχεία ή του τμήματος ενός οργανισμού ή επιχείρησης που έχει τη φροντίδα τους.

Ως προς τη διαχείριση των αρχειακών τεκμηρίων υπάρχουν τρεις προσεγγίσεις που στηρίζονται στην ευρωπαϊκή παράδοση, την αγγλοσαξωνική και  την προσέγγιση της Αυστραλίας. Σύμφωνα με την ευρωπαϊκή παράδοση, που επικρατεί ακόμη και σήμερα σε πολλές ευρωπαϊκές χώρες, οι αρχές και οι κανόνες διαχείρισης του αρχειακού υλικού καθορίζονται από τις διοικητικές ανάγκες και εφαρμόζονται από το διοικητικό προσωπικό μέχρι τη στιγμή που το αρχειακό υλικό παύει να έχει διοικητική/υπηρεσιακή χρησιμότητα. Τη στιγμή αυτή απομακρύνεται από την υπηρεσία που το δημιούργησε, χαρακτηρίζεται ιστορικό και την ευθύνη του αναλαμβάνουν οι αρχειονόμοι. 

Η αγγλοσαξονική παράδοση βασίζεται στον κύκλο ζωής των τεκμηρίων, μια διαδοχική χρονική ακολουθία των φάσεων της ύπαρξης των τεκμηρίων, από τη δημιουργία τους έως την καταστροφή ή τη διηνεκή διατήρησή τους (Γιαννακόπουλος, 2016: 22). Σύμφωνα με αυτή την προσέγγιση δημιουργούνται δύο σαφώς διακριτές κατηγορίες αρχειακού υλικού,  τις οποίες διαχειρίζονται άλλοτε οι διαχειριστές ενεργών τεκμηρίων και άλλοτε οι αρχειονόμοι.  

Η προσέγγιση της Αυστραλίας στηρίζεται στη θεωρία της αδιάλειπτης συνέχειας. Σύμφωνα με αυτήν τα ενεργά και τα ιστορικά τεκμήρια έχουν ενιαία διαχειριστική λειτουργία, αντιμετωπίζονται και διαχειρίζονται δηλαδή με τον ίδιο τρόπο. 
Τα στάδια της ζωής των αρχειακών τεκμηρίων είναι αλληλένδετα και με τη διαχείριση τους ασχολούνται από κοινού οι διαχειριστές των ενεργών και των ιστορικών αρχείων. 

Η θεωρία του κύκλου της ζωής των τεκμηρίων η οποία στα ελληνικά είναι γνωστή ως «αρχή των τριών ηλικιών» είναι μια θεμελιώδης μεθοδολογική αρχή που εμπνεύστηκε από τον κύκλο ζωής των έμβιων όντων. Τα τεκμήρια γεννιούνται, ζουν και πεθαίνουν. Η γέννηση αναφέρεται στη φάση δημιουργίας/παραγωγής των τεκμηρίων, η ζωή στη φάση διατήρησης και χρήσης  τους και ο θάνατος στη φάση απόρριψης. Βέβαια, κάποια τεκμήρια δεν ολοκληρώνουν τον κύκλο ζωής με την έννοια ότι δεν παύουν να υφίστανται, διατηρούνται χάρη στην  ικανότητα τους να ανασυνθέτουν το περιβάλλον στο οποίο δημιουργηθήκαν (Γιαννακόπουλος, 2016: 23).   Το μοντέλο του κύκλου ζωής υποδηλώνει τη σημαντικότητα των  τεκμηρίων, με κριτήριο το σκοπό για τον οποίο δημιουργήθηκαν, στο πέρασμα του χρόνου. 

Έτσι, τα τεκμήρια στη διάρκεια της ζωής τους περνούν από τρία βασικά στάδια ζωής και διακρίνονται σε ενεργά, ημιενεργά και ιστορικά τεκμήρια/αρχεία. Η διάκριση αυτή γίνεται με κριτήριο τη διοικητική/υπηρεσιακή τους χρησιμότητα. Στη διάκριση των ημιενεργών τεκμηρίων προστίθεται και το κριτήριο της συχνότητας χρήσης. Στην κατηγορία των ιστορικών τεκμηρίων ανήκουν  τα ανενεργά τεκμήρια, τα οποία επιλέγονται να διατηρηθούν λόγω της χρησιμότητας που εκτιμάται ότι θα έχουν σε μελλοντικές έρευνες.

Στην ενεργή φάση τα τεκμήρια χρησιμοποιούνται τακτικά κατά τη διάρκεια της καθημερινής δραστηριότητας  μιας επιχείρησης, ενός οργανισμού. Στην ημιενεργή φάση τα τεκμήρια δε χρησιμοποιούνται σε καθημερινή βάση.  Στην ανενεργή φάση  τα τεκμήρια δεν είναι πλέον χρήσιμα για την τρέχουσα διοικητική διαχείριση. Μεγάλο μέρος τους καταστρέφεται. Τα τεκμήρια που έχουν  διηνεκή αξία και χρησιμοποιούνται για ιστορικούς σκοπούς χαρακτηρίζονται ιστορικά και διατηρούνται. 

Είναι σημαντικό να αναφερθεί η τεκμηριωτική και πληροφοριακή αξία  που έχουν τα τεκμήρια από τη στιγμή της δημιουργίας τους. Σύμφωνα με την παραδοσιακή αρχειονομική προσέγγιση τα τεκμήρια έχουν πρωτογενή και δευτερογενή αξία (Γιαννακόπουλος, 2016: 25). Η πρωτογενής αξία σχετίζεται με τη δημιουργία και τη διατήρηση των αρχείων κατά την ενεργή τους φάση, ενώ η δευτερογενής με τη χρήση των αρχείων για διαφορετικούς σκοπούς από αυτούς που δημιουργήθηκαν. Σύμφωνα με την ορολογία που προτείνει ο Μπάγιας (1998: 47- 48) η πρωτογενής αξία ονομάζεται και λειτουργική καθώς υποστηρίζει την καθημερινή λειτουργία του δημιουργού προσώπου ή οργανισμού. Έχει τρεις διαστάσεις που υποδηλώνουν τη χρήση των αρχείων για διαφορετικούς σκοπούς: διοικητική, νομική και οικονομική (Γιαννακόπουλος, 2016: 25). Η δευτερογενής αξία των τεκμηρίων έγκειται στη χρήση τους για την αναπαράσταση του περιβάλλοντος δημιουργίας τους και την επαναχρησιμοποίηση των πληροφοριών τους. Έτσι, η δευτερογενής αξία είναι μακράς διάρκειας και αποτελεί σημαντικό κριτήριο για τη διατήρηση των αρχείων (Γιαννακόπουλος, 2016: 26).

Καταλήγοντας η αξία των αρχειακών τεκμηρίων είναι αδιαμφισβήτητη. Δεν μπορούν όμως, για ευνόητους λόγους να διατηρηθούν όλα. Το στοίχημα των σχετικών επαγγελματιών είναι να επιλέξουν και να διατηρήσουν τα κατάλληλα για τους ερευνητές του μέλλοντος.

Βιβλιογραφία

Γιαννακόπουλος, Γ., Μπουντούρη, Β. Εισαγωγή στην αρχειονομία. [ηλεκτρ. Βιβλ.] Αθήνα: Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, 2016. Διαθέσιμο στο: http://hdl.handle.net/11419/6320

Ellis, J. (επιμ.), Η διαχείριση των αρχείων, Αθήνα: Τυπωθήτω, 2000.

Κολυβά, Μ. Αρχειονομία: φορείς παραγωγής αρχείων. Ιστορική αναδρομή, Αθήνα: Πατάκης, 2009.

Μπάγιας, Α. Αρχειονομία. Βασικές έννοιες και αρχές. Η οργάνωση των αρχείων για τη διοίκηση και την έρευνα. Αθήνα: Κριτική, 1999.